🌳 Un document c’est une histoire qui commence, se poursuit ou se termine. 
Son origine et ses suites constituent avec lui un arbre racontant un dossier. Les feuilles sont les informations et les documents, les branches sont les liens chronologiques qui rendent l’histoire compréhensible.

Le stockage numérique sous forme de données comptables, de boîtes mail, de répertoires et de dossiers, sans lien entre eux n’enregistre pas la structure de l’arbre qui n’existe que dans la tête d’un ou deux collaborateurs : sa transmission n’est qu’orale.

🔭 Ainsi les histoires partent avec les collaborateurs et leurs remplaçants doivent effectuer un travail d’historien voire d’archéologue pour les dossiers les plus compliqués.

De fait l’environnement informatique détermine la continuité et la qualité de conservation des données et des documents.

On peut s’en remettre à la discipline des collaborateurs pour ranger et nommer les mails et autres documents. Cette pratique s’accorde avec les logiciels historiques des administrateurs de biens : ils n’ont pas de lien direct avec les boîtes aux lettres, le stockage des documents et les scanners ou autres périphériques moyens d’acquisition.

🍃 𝗟𝗲𝘀 𝗳𝗲𝘂𝗶𝗹𝗹𝗲𝘀 𝗱𝗲 𝗹’𝗮𝗿𝗯𝗿𝗲 𝘀𝗼𝗻𝘁 𝗰𝗼𝗻𝘀𝗲𝗿𝘃𝗲𝗲𝘀 𝗱𝗮𝗻𝘀 𝗱𝗲𝘀 𝗯𝗼𝗶𝘁𝗲𝘀 𝗺𝗮𝗶𝘀 𝘀𝗮𝗻𝘀 𝗹𝗲𝘂𝗿𝘀 𝗯𝗿𝗮𝗻𝗰𝗵𝗲𝘀.

Pour conserver des dossiers exploitables par tous, il faut lutter contre le rangement personnel disséminé dans des supports distincts.

💡 Un outil global et intégré rassemblera toutes les données et la puissance relationnelle de son modèle métier maintiendra les liens, autrement dit les branches.

👉 Nous avons toujours travaillé sur ce concept et je vous expliquerai dans des prochains posts en quoi il est fondamental pour la bonne santé d’une activité d’administration de biens.

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Arnaud de Gesteam
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