Nous sommes tous dépositaires et producteurs d’un important volume de données.

Nombre de grandes réussites économiques contemporaines sont pour beaucoup l’œuvre de ceux qui administrent ces données. Google vient bien sûr en tête.

🔍 Le syndic de copro, à son échelle, est également un exemple révélateur. Gardien des archives mais aussi de l’histoire quotidienne de l’immeuble, il génère, jour après jour, une masse de datas (AG, comptabilité…).

Or trop souvent ces données sont inertes.

💡Les enjeux majeurs de la transition numérique sont de capter, d’ordonnancer et d’animer toutes ces données, et sa réussite dépend, pour une entreprise, de la volonté des personnes et du choix des bons outils.

Nous proposons de mettre à la disposition de tous notre excellente connaissance du secteur de l’administration de biens doublée de notre expertise technologique, au travers d’une série « Ranimez vos feuilles mortes ».

🎁 Chaque épisode analysera les enjeux d’une problématique « Données » de l’AdB et du syndic de copro et proposera une solution logicielle GESTEAM pour y répondre. 

Episode 2 : Quand la gestion des mails s’allège

📧 La gestion des mails avec leurs pièces jointes représentent la part la plus importante des documents manipulés par les gestionnaires de #copropriété .

Leurs spécificités au regard du courrier classique expliquent en partie l’inflation d’emails : écrits à partir de n’importe où, copiés à quiconque, expédiés instantanément et sans coût, réponses et transferts facilités.

😧 Cette immédiateté favorise une expression morcelée et émotionnelle.
Cela nuit aux professionnels qui se doivent d’apporter des réponses construites et documentées.

🔔 Je remarque aussi que l’inadaptation des outils informatiques standard favorise significativement le volume des emails à traiter.

Voici quelques situations qui illustrent cette affirmation :
🔹 Autant d’emails sont à lire que de collaborateurs destinataires d’un même courrier.
🔹 Etre en copie de tirs croisés de courriers pour par exemple fixer une date de réunion ou pour effectuer un choix n’a pas d’intérêt si seul le résultat final importe.
🔹 Extraire et ranger les pièces jointes de mails dont le contenu est sans importance (preuve de dépôt LRE, facture, diagnostic) prend un temps inutile.
🔹 Mettre en copie ses proches collaborateurs pour qu’ils prennent connaissance et conservent des informations occasionne des manipulations parasites.

📢 Laissez les bavardages en dehors de flux de communication, les pièces jointes se ranger, les données s’extraire, les emails s’indexer et se ranger, les tâches parasites disparaître.

Si vous souhaitez en savoir plus, parlons en !

Arnaud de Gesteam
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