Coûts diminués, service amélioré, temps de travail maîtrisé, tâches administratives allégées, constituent les principaux avantages que peut offrir le numérique aux professionnels de l’immobilier. A condition, toutefois, de choisir les bons outils.

En quoi la digitalisation des tâches administratives représente une opportunité pour les syndics ?

Les cabinets de syndic connaissent une période compliquée, qui génère une vraie souffrance dans la profession. La loi ALUR a fait beaucoup de mal. Les textes imposent plus de travail. Les clients changent et développent une culture numérique et exigent des réponses en temps réel. Pour les administrateurs de biens, l’enjeu se situe au niveau de la productivité.
Il faut être très efficace et dans ce contexte, l’outil numérique devient essentiel. Aujourd’hui, le travail administratif occupe les deux tiers du personnel. Si la comptabilité est généralement bien assurée avec les logiciels performants, le traitement administratif est négligé par les concepteurs de software.
L’utilisation du numérique varie considérablement selon la culture informatique, selon les formations et selon la volonté managériale. Beaucoup de chefs d’entreprise négligent encore le déploiement digital, car il prend du temps, demande des efforts et un pilotage du projet. Pourtant, le syndic est un métier de fourni, qui implique un certain nombre de tâches à accomplir. Les cabinets qui pourront automatiser des traitements, gagner du temps grâce au numérique auront un avantage compétitif en termes de cout, d’image, d’efficacité et de sécurité.
Avec le digital, un savoir ne dépend plus d’un salarié très compétent mais est partagé dans l’organisation. Par ailleurs, les clients sont demandeurs de plus en plus de transparence. La cogestion prend du temps. Il faut donc anticiper numériquement ces attentes, afin que l’accès facilité au document ne conduise pas à une baisse de la productivité.

Des exemples concrets pour accroître la productivité.

Les gestionnaires reçoivent entre 100 et 200 emails par jour, ce qui représente du temps de traitement. Une grande partie de ces échanges pourraient être déléguée vers l’extérieur, dans des micro-forums liés à la copropriété lors d’un incident ou de travaux, pour des rendez-vous sur place ou même pour la création de formulaire en ligne. Nous maximisons ainsi l’extranet des syndics.
Nous développons un extranet qui permet d’ouvrir l’accès à l’information en fonction de profils. Notre logiciel permet ainsi de déléguer – sous le contrôle du cabinet – vers l’extérieur, les activités de syndics et de contrôler qui y a accès.
Il faut bien mesurer ce gain de temps que nous permettons. Le gestionnaires n’aura plus à répondre qu’il a ou non un document, à coordonner des rencontres, à prévenir d’une maintenance ou à informer d’une visite. Notre logiciel s’en charge et développe cet espace collaboratif, ce mur d’actualité personnalisable et accessible qu’a ceux qui ont les droits.
Transmettre de l’information aux copropriétaires reste le meilleur moyen de ne pas être appelé et donc de gagner du temps. Le basculement ne se fera certes pas du jour au lendemain, mais permettre de réduire la pression sur le personnel.

Image et qualité de service

L’extranet vous offre l’image que vos clients attendent. Il propose un service personnalisé pour chacun de vos interlocuteurs : Président de Conseil syndical, Membre du Conseil Syndical, Propriétaire, Locataire, Gardien, Correspondant, Fournisseur, …
Ces différents profils possèdent leurs propres droits à la consultation des données et à des outils spécifiques (Paiement en ligne par Carte Bancaire et prélèvement, Formulaires spécifiques, Forum de discussion, Reporting comptable, …)